デジタル少額短期保険株式会社個人情報の取り扱いについて
お客様の情報の取扱に係る方針について
弊社は、お客様の信頼をもととする保険業務を遂行するにあたり、個人情報保護の重要性を深く認識し、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）、行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(番号法)およびその関連法令を遵守し、金融分野における個人情報保護に関するガイドライン、特定個人情報の適正な取扱に関するガイドライン、その他ガイドラインや一般社団法人日本少額短期保険協会の「個人情報保護方針」を遵守して、個人情報の安全管理については金融庁の実務指針に従って適切な措置を講じます。
弊社は、個人情報の取扱が適正に行われるように業務に従事している者等への教育・指導を徹底し、適正な取扱が行われるように取り組んでいきます。また、弊社の個人情報の取扱いおよび安全管理に係る適切な措置については、適宜見直しを行い、改善いたします。
１．個人情報の取得
弊社は、業務上必要な範囲内で、適法かつ公正な手段で、個人情報を取得いたします。
弊社は、主に保険契約の申込書、保険金請求書、取引書類、アンケートなどにより個人情報を取得します。また、各種お問合せ、ご相談に際して、通話の録音等により個人情報を取得することがあります。
当社では、例えば、Web等を通じた保険料のお見積り、保険商品の資料請求、保険契約申込み、保険金請求、アンケート等の際に個人情報を取得します。また、コールセンターからの電話を通じたお客さまへのご案内等に際して、内容の正確な記録や業務品質の向上等のため、通話を録音させていただくことがあります。
２．個人情報の利用目的
弊社は、すべての個人情報について利用目的を以下のように特定し、利用目的の範囲内かつ業務に必要な範囲内で個人情報を利用いたします。
利用目的はお客様にとって明確になるように具体的に定め、以下のとおりWebサイトなどにより公表します。また、取得の場面に応じて利用目的を限定するように努め、Webサイト、パンフレット等に記載いたします。
さらに、利用目的を変更する場合は、その内容をご本人に通知するか、Webサイト等により公表します。
（１）保険契約の適正な引受、維持管理、更新、保険金のお支払い
（２）委託先（代理店を含む）のサービスの案内・提供
（３）当社業務・商品・サービスに関する情報提供、運営管理及び商品・サービスの充実
（４）当社が有する債権の回収
（５）当社又は当社代理店が提供する商品・サービス等に関するアンケートの実施
（６）市場調査並びにデータ分析やアンケートの実施等による新たな商品・サービスの開発
（７）当社社員の採用、販売基盤（代理店等）の新設・維持管理
（８）問い合わせ・依頼等への対応
（９）その他上記目的に関連・付随する業務並びにお客様とのお取引及び当社の業務運営を適切かつ円滑に履行するために行う業務
利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱うときは、個人情報保護法第16条第3項各号に掲げる場合を除き、ご本人の同意を得るものとします。
一 法令に基づく場合
二 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
三 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
四 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
３．個人データの第三者への提供および第三者からの取得について
弊社は、以下の場合を除き、ご本人の同意なく第三者に個人データを提供しません。
①法令に基づく場合
②業務遂行上必要な範囲で、募集代理店を含む委託先に取扱を委託する場合
③弊社のグループ会社および提携先企業との間で共同利用を行う場合（下記「５．グループ会社および提携先企業との共同利用について」をご覧ください。）
④少額短期保険会社との間で共同利用を行う場合、（下記「６．個人情報交換制度について」をご覧ください。）
弊社では、法令で定める場合を除き、個人データを第三者に提供した場合には当該提供に関する事項（いつ、どのような提供先からどのような個人情報を取得したか、提供元の第三者がどのように当該データを取得したか等）について確認・記録します。
４．個人データおよび特定個人情報等の取扱の委託
弊社は利用目的の達成に必要な範囲において、個人データおよび特定個人情報等の取扱を外部に委託することがあります。弊社が外部に個人データおよび特定個人情報等の取扱いを委託する場合には、委託先の基準を定め、あらかじめ委託先の情報管理体制を確認するなど、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
弊社では、例えば次のように、個人データおよび特定個人情報の取扱を委託しています。
（１）保険契約の募集に関わる業務
（２）損害調査に関わる実務
（３）情報システムの開発・保守および運用に関わる業務
５．グループ会社および提携先企業との共同利用について
弊社は、弊社グループ会社および提携先企業との間で、以下のとおり個人データを共同利用することがあります。（特定個人情報については、共同利用はしません。）
（１）個人データの項目：住所、氏名、電話番号、電子メールアドレス、性別、生年月日、その他申込書に記載された契約内容、事故状況、保険金支払状況等の内容
（２）個人データ管理責任者：デジタル少額短期保険株式会社
※現在、共同利用している提携先企業はありません。
６．支払時情報交換制度等について
（１）弊社は、一般社団法人日本少額短期保険協会、少額短期保険業者各社とともに、お支払の判断または保険契約の解除、取消もしくは無効の判断（以下「お支払い等の判断」といいます。）の参考とすることを目的として、「支払時情報交換制度」に基づき、各少額短期保険業者等の保有する保険契約等に関する情報を共同して利用しております。
※詳細につきましては、一般社団法人日本少額短期保険協会 (shougakutanki.jp)をご覧ください。
（２）弊社は、少額短期保険代理店の適切な監督や弊社の職員採用などのために、少額短期保険会社との間で、少額短期保険代理店などの従業者に係る個人データを共同利用します。また、少額短期保険代理店の委託などのために、一般社団法人日本少額短期保険協会が実施する少額短期保険募集人試験などの合格者情報に係る個人データを共同利用します（少額短期保険募集人研修機構 (shougakutanki.jp)）をご覧ください。）。
７．個人情報の取扱いについて
弊社は、「保険業法施行規則第53条の９」に基づき、信用情報に関する機関（ご本人の借入金返済能力に関する情報の収集および保険会社に対する当該情報の提供を行うものをいいます。）から提供を受けた情報であって、ご本人の借入金返済能力に関するものを、ご本人の返済能力の調査以外の目的のために利用しません。
８．センシティブ情報の取扱いについて
弊社は、要配慮個人情報ならびに労働組合への加盟、門地、本籍地、保健医療および性生活に関する情報（本人、国の機関、地方公共団体、個人情報保護法第76条第1項各号もしくは同法施行規則第6条各号に掲げる者により公開されているもの、または、本人を目視し、もしくは撮影することにより取得するその外形上明らかなものを除きます。以下「センシティブ情報」といいます。）を、個人情報保護法その他の法令、ガイドラインに規定する場合を除くほか、取得、利用または第三者提供しません。
（１）保険会社として適切な業務運営を確保する必要性から、ご本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
（２）相続手続を伴う保険金支払事務などの遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
（３）保険料収納事務などの遂行上必要な範囲において、政治・宗教などの団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員などのセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
（４）法令などに基づく場合
（５）人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
（６）公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合
（７）国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
（８）機微（センシティブ）情報に該当する生体認証情報を本人の同意に基づき、本人確認に用いる場合
９．特定個人情報の取扱いについて
弊社では、個人番号および特定個人情報を法令で限定的に明記された目的以外のために取得・利用しません。
番号法で認められている場合を除き、特定個人情報等を第三者に提供しません。
１０．ご契約内容および事故に関するご照会について
お客様のご契約内容・事故に関するご照会につきましては、弊社お問合せ窓口または代理店にお問い合わせください。ご照会者がご本人であることを確認させていただいた上で、対応させていただきます。
１１．個人情報保護法に基づく保有個人データ、個人番号および特定個人情報に関する事項の通知・開示・訂正等・利用停止等について
個人情報保護法に基づく保有個人データおよび特定個人情報等に関する事項の通知、開示･訂正等･利用停止等に関するご請求（以下、「開示等請求」といいます。）については、下記「14. お問い合わせ窓口」にご請求ください。ご請求者がご本人であることをご確認させていただくとともに、弊社所定の書式にご記入いただいたうえで手続を行い、後日、原則として書面で回答します。利用目的の通知請求および開示請求については、弊社所定の手数料をいただきます。
保有個人データ、個人番号および特定個人情報についてご本人から求めがあった場合には、ダイレクトメールの発送停止など、自主的に利用停止等に応じます。
１２．個人データおよび特定個人情報等の管理について
弊社では、個人データおよび特定個人情報等の漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人データおよび特定個人情報等の安全管理のために、取扱規程等の整備、アクセス管理、持ち出し制限、外部からの不正アクセス防止のための措置、その他の安全管理措置に係る実施体制の整備等、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性および最新性の確保に努めています。
１３．匿名加工情報の取扱いについて
（１）匿名加工情報の作成
弊社は、匿名加工情報(法令に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたもの)を作成する場合には、以下の対応を行います。
・法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと
・法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じること
・作成した匿名加工情報に含まれる情報の項目を公表すること
・作成の元となった個人情報の本人を識別するための行為をしないこと
(２) 匿名加工情報の提供
弊社は、匿名加工情報を第三者に提供する場合には、提供しようとする匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目と提供の方法を公表するとともに、提供先となる第三者に対して、提供する情報が匿名加工情報であることを明示します。
１４．お問い合せ窓口
弊社は、個人情報、個人番号、特定個人情報および匿名加工情報の取扱いに関する苦情・ご相談に対し適切・迅速に対応いたします。
弊社の個人情報、個人番号および特定個人情報の取扱いや保有個人データ、個人番号、特定個人情報および匿名加工情報に関するご照会・ご相談は下記までお問い合わせください。
【お問合せ先】
デジタル少額短期保険株式会社
電話：03（6897）6329
（受付時間：午前9時～午後5時 土日祝祭日および年末年始を除く）
弊社は、認定個人情報保護団体である一般社団法人日本少額短期保険協会の対象事業者です。同協会では、対象事業者の個人情報、個人番号、特定個人情報および匿名加工情報の取扱いに関する苦情・相談を受け付けております。
一般社団日本少額短期保険協会
少額短期ほけん相談室（指定紛争解決機関）
TEL(フリーダイヤル)：0120-82-1144 FAX：03-3297-0755
受付時間：9：00～12：00、13：00～17：00
受付日 ：月曜日から金曜日（祝日ならびに年末年始休業期間を除く）